Kom bag kulisserne på DTU Årsfest

Sune Michael Ejlergaard, driftkoordinator for affald i DTU Campus Service, Park og Vej

”Dels sørger jeg og mit team på otte personer for affaldshåndteringen under årsfesten, bl.a. ved at tømme skraldecontainerne på afrydningsområderne løbende, så køkkenet og tjenerne kan arbejde uforstyrret, og affald ikke hober sig op. Dels sørger vi for at gøre campus klar, herunder opsætning af hegn og afspærringer omkring Bygning 101 og parkeringspladserne i dagene op til årsfesten.”

”Vi har en vigtig opgave i at sørge for, trafikken glider, når gæsterne ankommer til årsfesten fredag eftermiddag. Det gør vi ved bl.a. ved at afspærre området omkring Bygning 101 og dele af parkeringspladserne, samtidigt med at vi åbner udvalgte udkørsler, så biler kan komme hurtigt væk og der ikke dannes køer. Vi har et særligt fokus på VIP-ankomsterne, dvs. ambassadører og kongehus, hvor vi står og vejleder bilisterne om, hvor de kan køre hen og holde.”

”Vi arbejder målrettet med genbrug ved årsfesten, blandt andet med gennemsigtige genbrugskopper, der afleveres i en særlig beholder og vaskes, så de kan bruges igen. Det er tredje år, vi kører med kopperne, og langt de fleste bliver sorteret korrekt. Sidste år oplevede vi dog, at gæsterne stablede dem oven på containeren, så i år har vi ændret designet, så låget står på skrå og forhindrer stabling – samtidig med tydeligere skiltning.”

“Årsfesten er en hyggelig dag, hvor man er sammen med sine kolleger hele dagen og hjælper der, hvor man kan, og hvor opgaverne flyder på tværs af roller. De senere år hjælper vi bl.a. med at servere velkomstdrinks og champagne i Grønnegården, når der er behov for det.”

Lærke Lundahl, møde- & eventkoordinator, Compass Group

”Sammen med site manager Svend Nørgaard koordinerer jeg både mad, tjenere, barer og afrydningsområder med ca. 200 tjenere, teamet i mødeservice på 8–10 personer og omkring 70 medarbejdere fra Compass Group. Min rolle er at sørge for, det hele spiller fra start til slut.”

”Det mest kritiske punkt er at overholde tidsplanen. Vi serverer gallamiddag for næsten 3.000 spisende gæster på ti forskellige lokationer, hvor forret, hovedret og dessert skal køre i et fælles flow, så alle lokationer spiser nogenlunde samtidig. Hvis gæsterne sætter sig lidt senere end planlagt, så kan tidsplanen godt skride, men så er det mit ansvar sammen med køkkenteamet at rykke kokke fra én enhed til en anden for at få det hele tilbage på sporet.”

”Det hænder, at vores underleverandører ikke leverer til planlagt tid. Vi laver alt mad fra bunden, så når leverancer af råvarer bliver forsinkede, kan det tvinge hele tidsplanen til at blive justeret. Derfor begynder vi på forberedelserne af f.eks. grøntsager og desserter flere dage før, så ikke alt afhænger af leverancer på selve dagen.”

”Nu har jeg været med til at afvikle årsfesten i 12 år, og det jeg er mest stolt af fællesskabet i afviklingen. Når dygtige kokke, køkkenchefer, tjenere og koordinatorer fra forskellige enheder samles ét sted, og det bare spiller. Det skaber en helt særlig energi, som jeg mærker allerede om torsdagen, når vi begynder at anrette forret og dessert. Det er fedt at se folks begejstring og iver for at gøre dagen god.”