Retningslinje for Whistleblower-ordningen på DTU
Har du oplevet overtrædelser, alvorlige forseelser eller uregelmæssigheder på DTU?
Dialog og samarbejde er centrale forudsætninger for at realisere DTU’s høje faglige ambitioner. En bærende værdi for dette er troværdighed. DTU ønsker at fremme en kultur med tillid og respekt på tværs af organisationen, hvor medarbejdere og andre frit kan stille spørgsmål, hvis der er procedurer, forhold eller situationer, som undrer eller bekymrer.
Hvis du får viden eller har mistanke om uregelmæssigheder, opfordres du til at henvende dig til din leder. Du kan også kontakte din tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljøkoordinator. Hvis det er sager af alvorlig karakter, fx strafbare forhold, andre lovovertrædelser, gentagne overtrædelser af interne retningslinjer eller grove, personrelaterede forhold, kan det også indberettes til Whistleblower-ordningen.
Formål med DTU’s Whistleblower-ordning
DTU’s Whistleblower-ordning er baseret på EU-Lovgivning og lov om beskyttelse af whistleblowere og giver dig mulighed for i fortrolighed at påpege forhold og adfærd af alvorlig karakter.
Du kan finde den officielle lovtekst her.
Formålet med Whistleblower-ordningen er:
- at skabe en tryg og effektiv ramme til at afdække eventuelle ulovligheder og uregelmæssigheder, der måtte forekomme på DTU
- at beskytte medarbejdere og samarbejdspartnere, som indsender oplysninger til ordningen samt
- at sikre, at de indsendte oplysninger bliver anvendt konstruktivt til forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl og ulovligheder i administrationen og driften af DTU.
Whistleblower-ordningen begrænser ikke offentlige ansattes ytringsfrihed og meddelelsesret i overensstemmelse med de gældende regler herfor og det samme gælder de nedenfor omtalte øvrige eksterne whistleblower-ordninger.
Målgruppen for denne ordning
Alle medarbejdere på DTU samt alle DTU’s eksterne samarbejdspartnere (og personer ansat hos eksterne samarbejdspartnere).
Hvis du som studerende oplever eller er vidne til uregelmæssigheder, opfordres du til at henvende dig til en studievejleder, Polyteknisk Forening, studenterrådgivningen eller DTU’s Studiechef.
Hvad kan der indberettes om?
Whistleblower-ordningen har til formål af afdække alvorlige forhold, som der foreligger viden om eller som der er begrundet mistanke om.
Alvorlige forhold omfatter fx:
Strafbare forhold, fx misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse, tilsidesættelse af tavshedspligt mv.
Anden form for lovovertrædelse, fx af forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven eller anden relevant lovgivning.
Grove eller gentagne overtrædelser af vigtige interne retningslinjer så som retningslinjer og politikker om tjenesterejser, gaver, habilitetsforskrifter, regnskabsaflæggelse mv.
Grove personrelaterede episoder på arbejdspladsen, fx grov mobning og chikane, vold, fysiske og seksuelle overgreb samt tilsvarende.
Forhold, der ikke hører under DTU’s Whistleblower-ordning, er fx sager om videnskabelig uredelighed, samarbejdsvanskeligheder eller performance. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en sag hører under ordningen eller ej, er du altid velkommen til at indberette sagen.
Når du indberetter en sag, må du ikke bevidst give forkerte eller vildledende oplysninger. Falske anmeldelser kan blive videregivet til politiet. Hvis du er i god tro og foretager en anmeldelse, som viser sig at være grundløs, vil det ikke få negative konsekvenser for dig.
Hvordan Indberetter man?
Indberetningen til DTU Whistleblower-ordningen kan ske på følgende måde:
Via mail til: wbdtu@dtu.dk
Via telefon: 93 51 00 01
Via brev: DTU, Anker Engelundvej 1, 2800 Lyngby, Att. DTU’s Whistleblower-enhed
For at behandle indberetningen bedst muligt, beder vi dig om efter bedste evne at beskrive de væsentlige oplysninger og fakta omkring forholdet. Du kan evt. finde inspiration i nedenstående spørgsmål:
- Hvad drejer indberetningen sig om?
- Hvem er involveret i det forhold, som indberetningen vedrører?
- Hvor og hvornår er handlingen foregået/foregår?
- Hvor store værdier er der omfattet af forholdet?
- Hvordan er du kommet i besiddelse af oplysningerne?
- Andre væsentlige forhold
I forbindelse med en indberetning kan du eventuelt søge støtte i dette skema.
I en situation, hvor ikke alle oplysninger er til stede, er det vigtigt, at du ikke selv begynder at undersøge sagen nærmere. Du skal blot indberette det, du ved eller oplever og så vidt muligt undgå at spekulere eller fremsætte meninger om forholdene.
Hvem ser min indberetning?
Indberetninger modtages af DTU´s Whistleblower-enhed, der er sammensat af ledelsesrepræsentanter fra henholdsvis Jura og Tech Transfer og HR Compliance. Whistleblower – enheden har direkte reference til DTU´s Rektor.
Alle indberetninger håndteres af DTU´s Whistleblower-enhed med undtagelse af følgende:
Indberetninger som omhandler DTU´s direktion håndteres af DTU´s bestyrelse.
Indberetninger som omhandler DTU´s bestyrelse håndteres af ekstern advokat.
Indberetninger som omhandler medlemmerne af DTU´s Whistleblower-enhed og disses nærmeste ledere håndteres af DTU´s Universitetsdirektør.
Whistleblower-enheden vurderer hver enkelt indberetning individuelt, og hvordan der skal følges op på den. Der kan inddrages relevante personer, både internt og eksternt, hvis der er behov for dette i undersøgelsen af indberetningen.
Den/de personer en indberetning omhandler vil normalt blive underrettet, hvis der indgives oplysninger om dem. Hvis sagen er åbenbart grundløs eller sagen af andre årsager henlægges, vil vedkommende blive underrettet herom, ligesom vedkommende vil blive involveret i forløbet, hvis sagen realitetsbehandles.
Der vil i hver situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse kan gives, således at meddelelsen ikke får konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt for eventuel indsamling af bevismateriale.
Kan man indberette anonymt?
Du kan indsende oplysninger til Whistleblower-ordningen anonymt, og DTU vil således i sagens natur ikke have kendskab til din identitet.
Undersøgelser på baggrund af anonyme henvendelser kan imidlertid være vanskelige og svære at komme til bunds i, og DTU kan være nødsaget til at henlægge sagen.
DTU kan som udgangspunkt heller ikke lægge vægt på oplysninger afgivet anonymt som led i en afgørelse i forhold til fx en medarbejder. DTU opfordrer derfor til, at du oplyser navn og andre kontaktdetaljer. Herved er der mulighed for at vende tilbage med uddybende spørgsmål til dig, hvis der måtte være behov for det. DTU behandler dine oplysninger med fortrolighed.
En indberetning til DTU´s whistleblower- ordning er ikke omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedsloven eller Miljøoplysningsloven. I forhold til reglerne om partsaktindsigt og partshøringer har den berørte part ikke ret til at blive gjort bekendt med whistleblowerens identitet eller andre oplysninger, som direkte eller indirekte kan afsløre whistleblowerens identitet.
DTU beskytter dig, når du benytter dig af ordningen, og opleves det, at du eller andre udsættes for repressalier, fordi du har benyttet dig af Whistleblower-ordningen, vil dette blive indberettet til DTU´s HR-afdeling, som vil foretage det fornødne i den forbindelse.
Hvad sker der med min indberetning?
Når DTU har modtaget en indberetning, vil du modtage en kvittering for modtagelsen hurtigst muligt og senest inden for 7 dage.
Der foretages indledningsvis en vurdering af indberetningen.
Hvis indberetningen ikke angår forhold, som falder inden for ordningens anvendelsesområde, jf. ovenfor, vil du blive opfordret til at rette henvendelse til nærmeste leder, tillidsrepræsentant eller DTU´s HR-afdeling.
Hvis indberetningen ligger inden for ordningens anvendelsesområde, og der er grundlag for en egentlig sagsbehandling, iværksættes en nærmere undersøgelse af forholdet.
DTU bestræber sig på at give dig en tilbagemelding om sagens behandling og som udgangspunkt senest tre måneder efter indberetningen.
Orienteringen kan i visse tilfælde være begrænset af regler om tavshedspligt mv.
Offentlige eksterne whistleblower-ordninger
Udover DTU´s whistleblower- ordning er det muligt at foretage indberetning til den eksterne generelle whistleblower-ordning, som er etableret i regi af Datatilsynet https://whistleblower.dk.
Herudover er der etableret en række øvrige mere specialfokuserede whistleblower- ordninger i både Danmark og inden for EU-systemet. Nærmere oplysninger om disse ordninger kan findes i bilag 1 til Justitsministeriets vejledning om whistleblower ordninger på offentlige arbejdspladser.
DTU opfordrer så vidt muligt til at man gør brug af den internt etablerede ordning, da det som hovedregel sikrer den mest effektive imødegåelse af eventuelle forseelser og uregelmæssigheder. Det er dog væsentligt at pointere, at man som whistleblower frit kan vælge mellem brugen af den interne og eksterne ordning.