Behandling af personoplysninger ifm. din ansøgning og dit studium på DTU

Som led i dit studie på DTU, behandler DTU en række oplysninger om dig. Efter Databeskyttelsesforordningens artikel 13 og 141) skal DTU informere dig om de oplysninger, DTU har eller modtager om dig fra dig eller andre.

Typer af oplysninger og formål

DTU indsamler og behandler oplysninger om dig, som er relevante for din ansøgning om optagelse og/eller dit studium. DTU’s hjemmel til at behandle disse oplysninger er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og e. Det drejer sig om følgende personoplysninger:

  • Navn
  • Adresse
  • CPR-nummer
  • Nationalitet
  • Adgangsgrundlag
  • Eksamensresultater
  • Eventuelle dispensationer og ansøgning herom
  • SU
  • Foto
  • Bilag medsendt ansøgning om optagelse

Registrering af de oplysninger, som er relevante i forhold til dit studium, er nødvendig for at administrere din indskrivning som studerende på DTU.

DTU behandler dine data fortroligt. Alle, som har adgang til dine personoplysninger, har tavshedspligt. De oplysninger, som DTU behandler om dig er nødvendige, idet de er nødvendige i forhold til din ansøgning om optagelse og/eller dit studium og DTU’s drift.

Formålet med behandlingen af personoplysninger om dig vil primært være at håndtere din ansøgning om optagelse og/eller dit studium, herunder dine eksamensresultater. Et andet formål er at sikre korrekt opfyldelse af DTU’s forpligtelser i forhold til dig som studerende, samt opfylde forpligtelser i henhold til lovgivningen. Dertil er der nødvendige registreringer i DTU’s systemer og lignende, om dig som studerende på DTU.

DTU registrerer oplysninger om din brug af IT, internet og e-mails med henblik på at sikre, at DTU opfylder sine forpligtelser til behandlingssikkerhed og kan varetage andre legitime interesser i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, c og e. Endelig behandler DTU andre relevante oplysninger, som er knyttet til dit studium på DTU.

DTU vil således indsamle, registrere, opbevare og anvende oplysninger om dig. Det kan være oplysninger, som du selv har givet DTU i forbindelse med din ansøgning om optagelse på dit studie eller under dit studie. Det kan dog også være oplysninger, som DTU modtager eller indhenter hos andre, herunder offentlige myndigheder, når det er nødvendigt eller relevant for dit studium på DTU.

Dine data kan også indgå i statistisk materiale i aggregeret form og på en sådan måde, at information om enkeltindivider ikke kan udskilles og forbindes med navngivne personer.

Videregivelse af dine personoplysninger 

Data om dig bliver som udgangspunkt ikke videregivet til tredjemand. DTU vil dog videregive oplysninger om dig i det omfang, DTU er forpligtet til det. Det kan for eksempel være videregivelse af oplysninger til andre offentlige myndigheder, som DTU er forpligtet til. Eksempler på andre offentlige myndigheder er: SU-Styrelsen, Uddannelses- og Forskningsministeriet, Danmarks Statistik, Rigsarkivet, Politiet mv.

Der kan endvidere være videregivelse af oplysninger i forbindelse med revision eller lignende, herunder DTU’s eksterne revision. Endelig kan data blive videregivet til DTU’s samarbejdspartnere f.eks. Polyteknisk Forening (PF) i forbindelse med din studiestart. Andre eksempler er samarbejdsuddannelser og spørgeskemaundersøgelser. Det vil altid fremgå tydeligt, hvis dine oplysninger videregives til tredjemand.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores registrering og behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af disse rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til indsigt

Du har ret til indsigt i de oplysninger, som DTU behandler om dig. Hvis DTU har registreret forkerte oplysninger har du også ret til, at oplysningerne bliver berigtiget. Derudover har du ret til at gøre indsigelser mod behandlingen, ligesom du i visse tilfælde har ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Hvis DTU undtagelsesvist behandler oplysninger om dig på baggrund af dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke.

Ret til sletning

Du har i visse tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for DTU’s almindelige generelle sletning indtræffer. Data om dig vil blive slettet eller arkiveret, når der ikke længere er et legitimt og arbejdsrelateret behov for at opbevare dem til opfyldelse af ovennævnte forpligtelser eller opgaver, eller når der i øvrigt ikke længere er hjemmel til at opbevare oplysningerne. Oplysninger overføres løbende til Rigsarkivet efter arkivlovens regler og Rigsarkivets bestemmelser herom.

Dataansvarlig

DTU har ansvaret som ”dataansvarlig”, og DTU er derfor den ansvarlige for overholdelse af persondataloven og persondataforordningen. 

Den dataansvarlige er derfor Danmarks Tekniske Universitet, Anker Engelunds Vej 1, 2800 Lyngby.

Kontakt

DTU har udpeget en databeskyttelsesrådgiver, som kan kontaktes på dpo@dtu.dk.

Klagemulighed

Du har ret til at indgive klage til Datatilsynet, som er tilsynsmyndighed.

1) Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF. Af artikel 14, stk. 1, fremgår det, at den dataansvarlige skal give den registrerede en række oplysninger, når personoplysninger ikke indsamles hos den registrerede.